거래자료처리시스템(TPS:Transaction Processing System)

거래자료 처리시스템(Transaction Processing System:TPS)이란 조직체의 운영상 기본적으로 발생하는 거래자료를 신속 정확하게 처리하는 정보시스템이다. 판매, 구매, 급여, 재고 등의 업무는 많은 거래자료를 빈번하게 발생시키므로 이의 효율적 처리를 꾀하기 위함이다. 즉 기존에 수작업 또는 기계장치로 수행되던 사무 및 현장업무(clerical operation)를 컴퓨터의 이용을 통해 효율적으로 처리해 준다.

거래자료 처리시스템에 속하는 한 예를 들어 설명하기로 한다. 대부분의 조직에서 발견할 수 있는 회계업무 중의 하나인 급여처리업무가 이에 해당한다고 볼 수 있다. 근무기록 및 급여정보 등을 토대로 급여총액을 구하고 조세공과금 등을 공제한 실급여액을 계산하여 처리하고 관련된 정보를 해당 부서 및 여러 기관(은행, 국세청, 의료보험조합 등)에 통지하거나 보고하는 업무를 담당한다.

다음 그림은 이를 위한 급여처리시스템의 기능을 간략하게 보여주고 있다. 이 급여처리에 필요한 입력내용은 주로 직원화일과 근무기록화일로부터 얻어지고, 이 처리결과는 회계정보시스템으로 전달되고 아울러 해당 실급여액 정보를 거래은행으로 넘겨 온라인 입금시키게 된다. 이와 함께 급여관련정보를 정부공공기관에 제공하기도 한다.


이외에도 여러 종류의 거래자료처리시스템이 존재한다. 특히 조직마다 기능별로 다양한 겨래자료처리시스템을 활용하고 있다. 다음 표는 조직기능별 거래자료처리시스템의 종류를 보여주고 있다. 거래자료시스템의 일반적 특징은 다음과 같다.

구분 영업 제조 재무/회계 인적자원관리
주요 거래자료처리
시스템종류 		주문처리
판매원실적관리 		구매주문관리
품질관리
자재입출고관리 		총계정원장
외상매출처리
외상매입처리
자금관리 		급여
인사관리
후생

운영에 관한 정보
거래자료처리시스템에서 제공하는 정보는 주로 운영현황에 관한 것이다. 따라서 TPS에서 출력된 보고서는 중간 또는 최고관리층보다는 대개 하부관리자에게 전달되며, 많은 경우 그 내용도 입력된 자료의 검증과 같이 시스템 활용에 관한 것이다.

운영요원에 의한 처리
TPS의 이용자는 대부분 사무요원과 하부관리층에 속한다. 이들은 시스템에서 나온 결과의 주된 이용자라기보다는 자료입력과 자료처리업무의 운영 및 통제책임자이다.

이용자의 낮은 시스템개발 참여
TPS의 경우 시스템 개발에의 이용자 참여도는 낮은 편이다. TPS의 적용업무가 단순하고 명백하므로 이용자의 적극적 참여 없이도 컴퓨터 기술 전문가에 의해 상대적으로 쉽게 분석˙설계될 수 있기 때문이다.

용이한 성과측정
개발된 시스템의 성과측정이 용이하다. TPS도입으로 인해 사무요원의 직무가 급격히 변하며 그 효과도 매우 가시적이다. 예를 들면 하루의 증명서 발급건수가 시스템성과를 측정하는 하나의 기준이 될 수 있다.

많은 양의 자료처리
자료처리 속도, 자료처리량 등에서 다른 정보시스템과 현저히 다르다. TPS는 보통 거래가 발생할 때마다 이에 관련된 거래내용을 처리해야 하므로 자료처리량이 많고 빠른 처리속도가 요구된다.

이와 같은 특성을 갖는 거래자료처리시스템은 조직업무에 있어 매우 중요한 시스템이다. 예를 들면 은행과 같은 금융기관의 경우 온라인 입출금 처리시스템이 다만 몇 시간만이라도 작동하지 못하는 경우 매우 치명적인 영향을 미칠 수 있기 때문이다. 또한 이 거래자료처리시스템은 다른 종류의 정보시스템에 필요한 자료의 주된 공급원이라는 점에서도 중요한 위치를 차지하고 있다. 위와 같은 특징을 갖는 TPS는 여러 가지의 용어로도 불리어져 왔다. 국내에서도 1970년대에 많이 통용되었던 EDPS(Electronic Data Processing System) 및 DPS(Data Processing System)가 있다. 이는 자료처리가 수작업 또는 기계장치에 의해서보다는 컴퓨터에 의해 행해짐을 강조한 용어이지만 컴퓨터가 대중화, 필수화된 요즈음의 조직환경에서는 적절한 용어가 아니다.

TPS는 가장 초기의 컴퓨터 활용형태이다. 아울러 조직체의 관리자는 이 TPS 의 실체에 대해 별로 아는 바가 없었으며 초기에는 이를 관리의 대상으로 여기지도 않았다. 따라서 대개 컴퓨터 기술자에게 모든 것을 일임하는 형태를 취했다. 점차 TPS활용이 본격화되자 조직체에서는 미리 정해진 절차대로 시스템이 제대로 활용되는지를 관리, 통제할 책임을 느끼게 되었다. TPS가 처리하는 업무의 대부분은 회계부문과 밀접한 관계를 갖는다. 기업의 기본적 거래는 대개 회계부문에서 발생하거나 또는 그 거래 내용의 처리책임이 상당부분 회계부문에 있기 때문이다. 회계정보시스템(Accounting Information System:AIS)분야에서 주로 다루는 정보시스템도 이러한 유형의 시스템이라고 볼 수 있다.