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정보보고시스템(Information Reporting System : IRS)이란 관리활동에 필요한 정보를 제공해 주는 시스템을 의미한다. 기업은 거래자료처리시스템의 활용을 통해 기업활동에 관한 많은 기초자료를 확보하게 되었고, 이러한 자료를 활용하고자 하는 새로운 시도에서 정보보고시스템의 개념이 등장하게 되었다. 즉 직무별 거래자료처리시스템에 저장된 다양한 자료를 검색하여 기업의 관리 및 통제활동에 필요한 정보를 추출할 수 있게 되었다.
정보보고시스템의 대두로 인해 비로소 정보시스템에서 출력된 정보가 실질적으로 기업의 관리활동에 직접적으로 이용되게 되었다. 관리자의 관심이 자료에서 정보의 개념으로 바뀌었으며, 이에 따라 관리자도 정보시스템에 대해 보다 높은 관심을 갖게 되었다.
그림은 정보보고시스템이 어떻게 재고, 제조 및 회계 부문의 거래자료처리시스템으로부터 추출하여 정보보고시스템에 필요한 자료파일을 만들어 내고, 이를 토대로 관리자를 위한 보고서를 창출해 내는가를 보여주고 있다.
경영정보시스템(Management Information System : MIS)이라는 용어가 등장하게 된 것도 이와 같은 시기이나, MIS라는 용어가 정보시스템의 개발 및 관리에 관한 연구분야로서 사용되기도 하므로 혼돈을 피하기 위해 주로 IRS란 용어로 통용되고 있다.
정보보고시스템의 일반적 특징은 다음과 같다.
(1) 관리정보의 제공
자료의 처리목적은 관리정보의 제공에 있다. 주로 중간관리층의 관리 및 통제활동의 지원을 위해 데이터베이스로부터 관리정보를 추출하여 제공함이 주목적이다.
(2) 요약된 정보의 제공
제공되는 관리정보는 요약된 형태를 취한다. 관리 및 통제활동에 필요한 정보는 관리성과의 측정, 예측성과와의 차이 및 통제방향의 설정을 위한 분석이 가능하도록 개괄적이다.
(3) 자료의 통합저장
IRS는 자료저장의 통합화를 꾀한다. 관리자의 정보요구는 정기적으로만 이루어지는 것은 아니라 경우에 따라서 수시로 필요한 정보를 요구한다. 필요한 정보를 신속하게 추출하여 제공할 수 있으려면, 자료를 데이터베이스에 통합적으로 저장해두는 노력이 필요하다.
(4) 사용자의 개발참여
시스템 개발시 관리자가 필요로 하는 정보의 정확한 요구분석이 이루어져야 한다. 관리자가 요구하는 새로운 정보를 데이터베이스로부터 쉽게 추출하기 위해서는 시스템 개발시 자료간의 관계를 사전에 정확하게 파악해야 하며, 파악된 관계에 따라 자료를 저장해야만 한다. 따라서 개발과정에 사용자의 적극적 참여가 필요하다.
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정보보고시스템(Information Reporting System : IRS)
