의사결정지원시스템

기업경영에 있어서 컴퓨터의 활용은 단순한 업무의 자동화나 필요정보의 제공이라는 차원을 넘어 경영관리자의 의사결정을 도와주는 영역으로까지 확대되고 있다. 이러한 정보시스템을 의사결정지원시스템(Decision Support System, DSS)이라 하는데, 의사결정지원시스템의 개념과 구성, 그리고 개발방법 등에 대해 설명하고자 한다.

1. 의사결정지원시스템의 개념

사무작업을 보다 일관성있고 효율적으로 수행하며, 경영관리에 필요한 보고서를 자동으로 만들어내기 위해 기업들은 대형의 데이터처리시스템을 구축하였다. 이러한 시스템들은 기업의 일상적인 거래업무를 자동화하고 통제하는데에는 성공적이었으나, 경영관리자의 의사결정을 지원하는데에는 실패하였다. 그 이유는 경영관리자가 의사결정을 할 때 접하는 문제의 유형과 상황이 매우 다양하고 예측하기 어렵기 때문에 기업의 일상적 운영 및 관리통제를 목적으로 구축된 시스템들은 다양한 의사결정자의 요구를 충족시킬 수 없었기 때문이었다.
이러한 단점을 극복하기 위하여 1970년대에 의사결정을 수행하거나 지원할 수 있는 정보시스템에 대한 연구가 활발하게 진행되었다. 스캇모턴(M. Scott Morton)은 1970년대 초에 의사결정지원에 대한 개념으로 'Management Decision System'이라는 용어를 사용하였다. 1978년에는 킨(P. Keen)과 스캇 모턴의 저서에서 'Decision Support System'이라는 용어가 처음으로 사용되었다.
의사결정지원시스템은 기업경영에서 당면하는 여러 가지 의사결정 문제를 해결하기 위해 복수의 대안을 개발하고, 비교·평가하며, 최적안을 선택하는 의사결정과정을 지원하는 정보시스템으로 정의된다. 초기의 의사결정지원시스템은 주로 비구조적(unstructured) 혹은 반구조적(semi-structured) 문제를 해결하기 위해 의사결정자가 데이터와 모델을 활용할 수 있게 해 주는 대화식(interactive) 컴퓨터시스템으로 정의되었는데 이러한 정의는 너무 제한적이어서 최근에는 확대되어 정의되고 있다.
의사결정시스템은 전통적인 데이터처리와 경영과학의 계량적 분석기법을 통합하여 의사결정자가 보다 손쉽고 정확하게, 그리고 신속하고 다양하게 문제를 해결할 수 있는 정보시스템 환경을 제공한다.

2. 의사결정지원시스템의 구성

의사결정지원시스템은 [그림 1]에 나타나는 것과 같이 데이터베이스시스템(database system)과 모델베이스시스템(modelbase system), 사용자 인터페이스기관(user interface unit), 사용자(user)의 네 가지 하위시스템을 구성된다.
(1) 데이터베이스 시스템
의사결정지원시스템에 있어서 데이터베이스시스템의 기능은 의사결정에 필요한 데이터를 저장관리하고 이를 제공하는 것이다. 데이터베이스에는 조직의 내부데이타베이스, 외부데이타베이스, 그리고 경영관리자의 개인데이타베이스 등이 포함된다.
(2)모델베이스시스템
모델베이스시스템은 의사결정에 필요한 다양한 모델들을 저장하고 있는 모델베이스와 이들을 관리하는 모델베이스 관리시스템(Modelbase Management System, MBMS)으로 구성된다. 특히, 모델베이스 관리시스템은 의사결정에 필요한 모델을 개발하고, 수정하고, 통제하는 기능을 제공함으로써 의사결정지원에 있어서 가장 핵심적인 역할을 수행한다.
(3)사용자 인터페이스기관
사용자 인터페이스기관은 데이터의 입력과 출력, 그리고 다양한 분석 과정에서 일어나는 사용자와 시스템간의 인터페시으환경을 제공하는 시스템모듈을 말한다. 주로 메뉴방식이나 그래픽처리 형식을 이용하여 사용자가 이해하기 쉽고 사용하기 쉬운 대화기능을 제공하기 때문에 대화생성 관리시스템(Dialogue Generation and Management System, DGMS)이라고도 한다.
(4)사용자
의사결정지원시스템의 사용자는 주로 기업경영의 주요 의사결정을 담당하는 경영관리자들이다. 이들은 당면한 의사결정에 가장 적절한 모델을 모델베이스로부터 선정하고, 필요한 데이터를 데이터베이스로부터 제공받거나 직접 입력한 다음, 대안들을 평가하고 분석하여 최적의 대안을 선택하는 의사결정과정을 수행한다.

의사결정지원시스템과 스프레드시트

스프레드 쉬트(spreadsheet)란 각종 계산업무를 손쉽게 처리할 수 있도록 해주는 소프트웨어를 말한다. 우리가 일반적으로 많이 사용하는 스프레드쉬트로는 Lotus 1-2-3, Excel, Quattro Pro 등과 같이 워드프로세싱 기능 등을 포함한 통합패키지가 있다.
스프레드쉬트는 작업지 형태(worksheet format)의 행과 열에 단순히 데이터나 공식을 입력함으로써 필요한 계산을 수행하거나 모델을 구축할 수 있는 환경을 제공한다. 그러면 데이터나 공식에 다양한 변화를 주어 민감도 분석등을 수행할 수 있고, 작업지나 그래픽의 형태로 출력하여 그러한 변화의 결과를 시각적으로 평가할 수 있다.
생산관리자는 모델에 맞는 적절한 데이터를 입력하고, 다양한 대안들의 효과를 알아보는 일련의 민감도 분석을 행할 수 있다. 만일 광고비용이 10, 20, 30% 절감된다면, 손익분기점에는 어떠한 변화가 일어날 것인가? 손익분기점의 상태를 10%를 감소시키기 위하여 고정비를 얼마나 감소시켜야 하는가? 스프레드쉬트를 이용하여 이러한 과정을 되풀이함으로써, 제품성과에 관계되는 의사결정 대안을 개발하고 평가하는 데 도움을 주는 정보를 얻을 수 있다.
뿐만 아니라, 사업분석과 의사결정지원을 위해 스프레드쉬트를 사용할 수 있다. 예를 들어, 판매예측, 이익·손실 분석, 제품의 가격결정, 투자분석, 자본예산 개발, 현금흐름분석, 공사입찰, 부동산 투자, 은행 대여 분석 등을 스프레드쉬트를 이용하여 수행할 수 있다.

3. 의사결정지원시스템의 개발

의사결정지원시스템은 일반적인 시스템 개발단계와 유사한 과정을 거치지만 다음과 같은 특성들 때문에 일반적인 정보시스템과는 다른 개발전략이 필요하다.

(1) 의사결정지원시스템의 특성
경영관리자의 의사결정을 지원하는 정보시스템으로서 의사결정지원시스템은 다음과 같은 특성을 가지고 있다.

다양한 데이터의 원천

경영관리자의 의사결정을 위해서는 조직내부의 데이터뿐만 아니라 조직외부의 데이터도 필요하며, 또한 조직의 정보시스템으로 제공되는 데이터도 필요할 수 있다. 그러므로 의사결정지원시스템은 이와같이 다양한 원천으로부터 데이터를 획득하여 의사결정에 필요한 정보처리를 할 수 있도록 설계되어야 한다.

대화식 정보처리와 그래픽 디스플레이

의사결정지원시스템은 의사결정과정을 자동화하여 의사결정자를 대체하는 것이 아니라 의사결정자와 상호 인터페이스를 통해 더 정확하고 합리적인 의사결정을 가능하게 함이 목적이므로 의사결정자와 시스템간의 대화식 정보처리가 가능하도록 설계되어야 한다. 또한, 의사결정자가 쉽게 이해할 수 있도록 그래픽을 이용하여 정보처리결과를 보여주고 출력하는 기능을 보유해야 한다.

의사결정환경의 변화를 반영할 수 있는 유연성

의사결정지원시스템은 의사결정이 이루어지는 동안에 발생가능한 환경의 변화를 반영할 수 있도록 유연하게 설계되어야 한다. 즉, 새로운 데이터가 필요하거나, 분석모델의 구성요소들을 바꾸어야 하거나, 혹은 완전히 새로운 분석모델을 개발해야 할 경우 이를 즉각적으로 시스템에 반영하여 의사결정이 지체되지 않도록 해야 한다.

분석적 모델링 대안들

의사결정지원시스템이 효과적인 의사결정을 지원하기 위해서 필요한 분석 기능들을 간단히 살펴보면 다음과 같다.

What - If 분석
What - If 분석에 있어서, 최종사용자는 변수나 변수들간의 관계를 변화시켜가며 그로 인한 다른 변수들의 값의 변화를 관찰한다. 간단한 손익분기분석 모델에서 생산관리자는 고정비나 변동비를 변경시키면서 그 결과를 관찰한다. 관리자는 스프레드쉬트상에서 제조비용과 연구개발비가 손익분기점에 미치는 영향을 관찰하고 평가하는데 관심을 가질 것이다. 생산관리자에게 있어서, 손익분기점은 제품생산의 하한선을 제공한다. 관리자는 다양한 영향을 살펴보며 이러한 종류의 분석을 반복할 것이다.

민감도 분석
민감도 분석은 What - If 분성의 특별한 경우이다. 민감도 분석의 경우에는 단지 한 개의 변수만이 계속적으로 변경되고, 그 결과로 발생하는 다른 변수들의 변화가 관찰된다. 몇몇 의사결정지원시스템 패키지들은 민감도 분석을 수행하라는 명령을 받았을 때, 자동적으로 한 변수에 지속적으로 작은 변화를 준다.

목표추구 분석
목표추구(goal seeking) 분석은 한 변수의 변화가 어떻게 다른 변수들에 영향을 미치는 가를 관찰하는 대신, 목표치를 설정하고 그 목표치를 달성할 수 있는 관련변수의 값을 찾는 분석방법을 말한다. 예를 들어, 특정한 제품을 생산함에 있어서 이익을 판매액의 10%로 잡고 이 목표를 달성할 수 있는 생산원가를 도출하는 문제가 있다고 하자. 생산관리자는 이러한 목표치에 도달할 때까지 게속적으로 이익과 판매액 그리고 원가 등에 영향을 미치는 변수의 값들을 변화시키며 그 추이를 관찰할 것이다. 그리고 궁극적으로는 이익이 판매액의 10%가 될 수 있는 생산원가를 찾아낼 수 있게 된다.

최적화 분석
최적화 분석은 목표추구분석과 비슷하나 보다 복잡한 범주에 속한다. 목표추구분석은 구체적인 목표치를 설정하는 반면, 최적화 분석의 목적은 특정 제약식이 주어졌을 때 하나 이상의 목표변수의 최적값을 구하는 것이다. 예를 들어, 주어진 생산설비하에서 이익을 최대화할 수 있는 생산제품의 양을 구하거나, 주어진 제품을 생산하는데 있어서 비용을 최소화 할 수 있는 원료의 배합을 구하는 문제 등은 최적화 분석을 통해 구해질 수 있다. 최적화 분석에는 주로 선형계획법과 같은 경영과학기법이 이용되며, 문제가 복잡한 경우 이를 효율적으로 풀기 위한 소프트웨어들이 패키지로 제공되고 있다.



(2)의사결정지원시스템의 개발방식
의사결정지원시스템은 정보를 효율적으로 수집하고, 저장하고, 분배하기 위한 시스템이 아니라 경영관리자의 의사결정을 지원하여 의사결정의 효과성을 향상시키기 위한 정보시스템이다. 그러므로 의사결정지원시스템은 일반적인 정보시스템과는 다른 개발방식으로 개발된다. 즉, 일반적인 정보시스템에 있어서는 개발자가 사용자의 요구를 조사하고 시스템개발의 대상이 되는 업무를 분석하여 시스템을 설계한 다음 프로그래밍 과정을 통해 시스템이 개발되면 이를 사용자에게 제공하게 된다. 그러나 의사결정지원시스템의 개발방식은 사용자의 요구를 반영하여 시스템을 개발하고 이를 사용자가 직접 사용하고 평가하게 하여 새로운 요구와 문제점을 찾고 이들을 해결하면서 시스템을 개선해 나가는 방식을 거치게 된다. 이러한 개발방식을 프로토타이핑(prototyping)이라 하는데, 가능한 한 빠를 시간안에 사용자의 기초적인 요구를 최대한 반영한 소규모 모형을 구축한 후 이를 점진적으로 개선해 나가는 시스템 개발방식을 말한다. 즉, 사용자와 설계자는 작지만 중요한 문제에 관하여 논의하고, 그러한 문제의 해결을 지원할 수 있는 초기 시스템을 설계하고 구축한다. 개발자는 구축된 시스템을 사용자에게 시범을 보이고, 사용자는 이를 사용하고 평가한다. 시스템 개발자는 사용자의 평가를 기초로 하여, 프로토타입이 만족스로워질 때까지 필요한 데이터 내역과 시스템구조를 추가하고 변경하며, 입출력을 개선하는 등 시스템을 수정·확장하게 된다. 이러한 과정은 상대적으로 인상적인 시스템이 개발될 때까지 반복된다.

자료원 : 한재민, 경영정보시스템, 학현사