EDI : 전자자료교환시스템

1. EDI의 정의
EDI(Electronic Data Interchange)는 정보통신기술의 발달이 가져온 응용분야의 한 형태로 컴퓨터를 통한 기업간 통신을 가능케 해주는 기술이다.
EDI에 대한 정의는 약간씩 다르게 표현되고 있으나 일반적으로 EDI는 조직간에 교환되는 거래문서를 정형화된 양식 및 코드체계를 이용하여 컴퓨터가 처리가능한 형태로 교환하는 시스템이라고 정의할 수 있다. EDI를 기술적으로 정의하면 문서나 전자우편(E-Mail)처럼 사람이 판독 가능한 형태가 아닌 전자적으로 부호화(electronically coded)된 문서를 기업의 전산/통신설비로부터 거래상대방의 전산/통신설비로 전송함으로써 기업간 거래정보교환을 지원하는 시스템이라고 정의할 수 있다.
EDI 정의에 포함된 특성을 3가지로 표현하면 다음과 같다.

① 컴퓨터 간의 정보교환
② 기업간/기업내의 거래문서 교환
③ 표준화된 포멧의 정보 이용

EDI는 EBDI(Electronic Bussiness Data Interchange) 및 EDI (Electronic Document Interchange), CDI(Computer Data Interchange) 등의 여러 명칭으로 불리우기도 하나 EDI(Electronic Data Interchange)라는 용어로 가장 많이 사용되며 기본적으로 데이터의 축적/전송(Store and Forword)이라는 점에서는 E-Mail과 유사한 점을 지니고 있다.

2. EDI관련 통신네트워크
EDI에 대한 용어는 다른 네트워크 관련 용어들과 혼동되어 사용되는 경우가 많은데 이들의 차이를 좀더 명확히하기 위하여 유사한 개념의 용어들과의 차이를 살펴보기로 한다.

2.1 부가가치통신망 (Value Added Network: VAN)
VAN을 정의하면 VAN은 회선을 직접 보유하거나 통신사업자의 회선을 임차 또는 이용하여, 단순한 전송기능 이상의 부가가치(정보의 축적,가공,변환처리)를 부여한 음성 또는 데이터정보를 제공하는 광범위하고도 복합적인 서비스의 집합이라고 정의할 수 있다.
따라서 VAN은 EDI를 수행하는 네트워크를 제공해 주는 기능을 하는 수단, 도구라 할 수 있다. 즉, EDI는 당사자간의 직접접속이나 자기테이프의 교환을 통하여 수행될 수 있으나 접속해야 할 기업의 수가 많으면 VAN사업자를 통한 네트워크를 이용하여 효율적으로 많은 기업과 거래를 가능케 해주며 EDI는 VAN이 제공하는 서비스중의 일부라고 할 수 있다.

2.2 기업간 전산망(Intercompany Network)
기업간 전산망(Intercompany network)은 VAN과 유사한 개념으로 사용되지만 VAN은 네트워크 서비스를 사업목적으로 비교적 넓은 지역의 네트워크를 지칭하고, 기업간 전산망은 범위와 사용여부에 관계없이 컴퓨터와 통신이 결합한 기업간의 정보교환을 의미한다. EDI는 기업간의 정형화된 문서의 교환으로 전산망을 이용하지 않고 자기테이프나 디스크 등에 의한 교환까지 포함하는 개념인 반면, 기업간 전산망은 비정형화되고 거래와 직접 연관이 없는 정보까지도 포함하는 개념이다. 그러나 EDI를 기업간 전산망의 한 부분으로 보는 견해도 있는데 이는 EDI를 온라인에 의한 직 접전송으로만 파악하기 때문이므로 두 개념을 정확히 구분하는기에는 모호한 요소들이 내포되어 있다.

2.3 온라인 거래(On-line Transaction)
온라인 거래는 EDI와 비슷한 개념으로 혼동되고 있다. 온라인 거래 자체는 업무의 효율성을 증대시키는 중요한 업무처리 방법이지만 기업이 독자적으로 구축하였기 때문에 기업 고유의 시스템, 고유의 소프트웨어를 사용하게 된다. 기업마다 시스템 구성 및 네트워크 구조가 다른 문제점을 해결하기 위해서 표준안들이 연구되고 있으며 온라인 거래와 표준이 결합한 형태가 EDI라 할 수 있다. 따라서 온라인 네트워크를 통한 거래는 EDI의 초보적 형태로 EDI를 구현하기 위한 기초라고 할 수 있다.

2.4 전자우편(E-Mail)
전자적으로 메시지를 교환하는 방법중에는 전자우편(E-Mail)이 있는데 이 개념이 EDI와 혼동되어 인식되는 경우가 있다. 따라서 EDI와 E-Mail의 유사점과 차이점을 살펴보면 기본적으로 전자적으로 메시지를 교환하고 같은 통신기술을 사용한다는 점에서 유사한 점을 지니고 있다.
그러나 E-Mail이 개인-대-개인(person-to-person)의 통신을 향상시키는 방법으로 정형화된 형태가 아닌 문서, 내용을 담는 것에 비해 EDI는 기업간의 정형화된 형태의 서류가 전송되는 기업간 통신방법이라는 점에서 가장 기본적인 차이를 보이고 있다.

3. EDI의 생성 요인 및 배경

1970년대를 들어서면서 기업들은 전산시스템 구축의 필요성을 인식하고 점차적인 전산화를 추진하였다. 80년대 들어서 대기업들은 기업내부의 정보네트워크를 구축하여 거래처의 주문을 빠르게 처리할 수 있게 되었으나 기업외부와의 전화나 우편에 의한 재래식 정보교환방식은 업무처리시간 및 비용이 많이 소요되었다. 따라서 컴퓨터간 통신방식에 의한 기업간 정보교환을 통해 처리시간을 단축하여 대고객서비스를 향상시키고 내부적으로는 처리비용 및 오류감소 등에 따른 업무효율성 측면에서 기업간 전산망을 기반으로 점차 EDI의 활용이 추진되었다.


위의 그림은 구매/매출 과정이 종이인쇄물과 이를 전달해주는 우체국에 의해 수행됨을 보이며, 화살표는 거래문서의 흐름이나 이정표를 표시한다. 이 그림에서 볼 수 있듯이 한쌍의 거래 당사자들 사이에서만도 수많은 종류와 양의 종이인쇄물과 내부적으로 부분적인 컴퓨터화가 되어 있을 경우 재입력(Rekeying)을 위한 시간과 비용이 투입되어야 하는 것을 알 수 있다. EDI 시스템에서는 이러한 문서들의 각각은 전자적으로 컴퓨터에서 컴퓨터로 전송되어 질 수 있다.

이러한 EDI 생성의 주요 요인으로는 업무처리 시간의 단축 필요성, 정보처리 양의 급증, 수작업비용 및 인건비의 증가에 따른 기업운영상의 문제점, 기업내부의 정보뿐만 아니라 외부 환경으로부터 유입되는 정보에 더 많은 의존성을 갖게되는 기업환경의 복잡성, 컴퓨터 및 정보통신 관련기기의 가격 하락, 기업간 컴퓨터통신이 가능할 정도의 기업전산화 여건이 성숙, 새로운 고도의 정보기술(Information Technology: IT)의 도입이 기업의 경쟁력을 확보할 수 있다는 인식의 확대와 전략정보시스템의 출현 등을 들 수 있다.